ماشینهای اداری

1- چاپگر

هر مجموعه ی اداری که برای انجام کارهای خود از رایانه های شخصی (PC) استفاده می کند برای تبدیل اسناد و مدارک الکترونیکی بصورت کاغذی نیاز به یک چاپگر رایانه دارد. با وجود وعده هایی مبنی بر تبدیل ادارات و سازمانهای کنونی به مجموعه های اداری بدون کاغذ در آینده، هنوز این اهداف محقق نشده اند. همه ی انواع اسناد تجاری اعم صنایع محصول یا خدمات محور نیاز به چاپ شدن دارند. نمونه های اسناد اداری مورد استفاده‏ی رایج شامل فاکتورها، ورقه های بسته بندی، آگهی ها و نامه می شود. چاپگرها نه تنها می توانند برای تبدیل فایل های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند بلکه برای ایجاد اسناد دارای محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز مورد استفاده قرار گیرند.

2- اسکنر

در حالی که در گذشته ماشین های فکس به عنوان یک وسیله ی ضروری در بین تجهیزات اداری به شمار می‏رفت اما امروزه به کمک یک اسکنر، تهیه‏ی نسخه‏ی الکترونیکی از هر سند و مدرک کاغذی امکان‏پذیر شده است. یک اسکنر عکسی از یک سند کاغذی که قبلا بصورت الکترونیکی ایجاد نشده اند، تولید می کند و این اسناد کاغذی را به عکس های دیجیتالی تبدیل می کند. بنابراین این اسناد می توانند در یک کامپیوتر ذخیره شوند و یا توسط پست الکنرونیکی ارسال شوند. نمونه هایی از مواردی که ممکن است نیاز به اسکن داشته باشند شامل عکس ها، صفحات نشریات چاپی، رسید ثبت نام نقدی، نقشه ها، و فرم هایی که با دست پر شده است، می شود. حتی نامه ای که در یک برنامه نرم افزاری کامپیوتر ایجاد شده است ممکن است بصورت یک نسخه کاغذی دریافت شده باشد و اگر فایل دیجیتال آن در دسترس نباشد نیاز به این دارد که اسکن شود تا بتوان آنرا بصورت یک نسخه الکترونیکی ذخیره کرد. قبل از اختراع از اسکنر، بهترین کاری که می شد انجام داد این بود که از اسناد فتوکپی گرفت و آنها را بایگانی کرد، کاری که امروزه هنوز در بعضی از مکانها به آن ادامه می دهند.

3- دستگاه‏های کپی

شاید تصور آن دشوار باشد، اما زمانی نه چندان دور وجود داشت که تنها راه تهیه ی یک کپی از یک سند تکرار آن با کمک دست بود که این کار هم با دستنویسی و هم با تایپ کردن مجدد آن انجام می شد. ادارات مجبور شخص خاصی که به آن نویسنده یا کاتب گفته می شد جهت انجام این کار استخدام کنند. اگرچه ماشین چاپ در غرب در اوایل قرن پانزدهم توسط یوهانس گوتنبرگ متداول گردید اما استفاده از اینچنین دستگاهی همواره برای استفاده‏ی روزمره‏ی ادارات عملی نبوده است. برخی از شرکت‏ هنگامی که برای انجام کار خود نیاز به چندین کپی از اسناد و مدارک داشتند یک دستگاه چاپ کوچک خریدند اما شرکت های دیگر به سادگی این  این کار را به ماشین های چاپ بزرگتر واگذار کردند. سرانجام گستره ی وسیعی از دستگاههای کپی کننده مانند دستگاه چاپ نامه و کتاب و دستگاههای کپی غلتکی وارد عمل شدند. بعدا در این زمینه مواردی همچون کاغذ کربنی، دستگاه های تکثیر و همچنین ماشین های تکثیر توسعه پیدا کردند. انتخاب یک دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید برای یک مجموعه‏ی اداری، بستگی به نظر مدیر آن و همچنین نوع اسنادی که باید از آنها کپی گرفته شود، دارد. در بعضی از مشاغل تنها یک دستگاه کپی سیاه و سفید در مجموعه‏ی خود دارند و برای تهیه‏ی کپی های رنگی از اسناد آنها را به چاپخانه می فرستند، اما تکنولوژی کپی رنگی روز به روز ارزانتر و مناسب‏تر می شود بخصوص با ارائه‏ی دستگاههای ترکیبی کپی-اسکنر-چاپگر این امر فراگیرتر شده است.

4- دستگاه پرس

دستگاه های پرس عموما در اکثر ادارات مورد استفاده قرار می گیرند. بطور مثال برای محافظت از یک سند می توان دو لایه ی نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد. یک کاغذ به درون یک ورقه‏ ی لمینت (پرس) فرستاده می‏شود که معمولا اندازه ی این ورقه دو برابر اندازه ی برگ سند است اما این ورقه لمینت از وسط به دو نیم، تا می شود. یک حاشیه مناسب و کافی از ورقه‏ی لمینت در دور تا دور سند باقی می ماند و سپس پلاستیک ذوب می شود و یک آب بندی دائمی بر روی برگه‏ی سند ایجاد می‏شود. سپس برگه ی سند و پلاستیک در درون یک جلد مخصوص قرار داده می شوند که باعث می شود کاغذ به آرامی از درون دستگاه عبور کند و به غلتک های داغ دو طرف آن نچسبد.

دستگاه پرس می تواند برای موارد زیر استفاده شوند: ایجاد علامت، تولید ID مربوط به نشان افتخار ، حفاظت از عکس ها، ایجاد کارت های تجاری با طول عمر زیاد، محافطت و استحکام بخشی به صفحات یک جزوه یا دفترچه‏ی سیمی.

بعد از آنکه یک شرکت یا سازمان یک دستگاه پرس تهیه کند ممکن است کارکنان آن مجموعه استفاده‏های بیشتر و خلاقانه‏تری از آن ببرند.

5- برچسب ساز

ممکن است برچسب ساز (Label Maker) نیز مثل دستگاه پرس بیش از سایر تجهیزات لازم برای دفتر یک اداره یا شرکت مورد نیاز باشد. اما در این مورد خاص شاید یک شخص اهمیت و کارایی این ابزار دستی را که می تواند در یک دفتر کاری داشته باشد به سادگی درک نکند. فهرست زیر تنها تعداد انگشت شماری از روش هایی است که در آنها دفتر یک اداره یا شرکت می تواند با استفاده از برچسب ساز خیلی بهتر سازماندهی شود:

برای تولید برچسب های پوشه های بایگانی، برای تولید برچسب پوشه های سه بخشی، برای نشاندار کردن جعبه‏های پستی، برای ساخت علائم ” خرابی”، برای قراردادن خلاصه دستورالعمل مربوط به وسایل آشپزخانه مثل دستور “لطفا بعد از هربار استفاده تمیز فرمایید” بر روی مایکروویو یا دستور “لطفا هر جمعه محتویات را خارج کنید” بر روی یخچال فریز، برای چسباندن یک شماره‏ی مهم بر روی یک دکمه جانبی تلفن، برای شناسایی سخت افزارهای کامپیوتر، برای ساخت برچسب های اسم، برای نشاندار کردن کابل و سیم ها مثل “مانیتور به منبع تغذیه” ، “منبع تغذیه به مانیتور” ، ” روتر به مودم ” و به همین ترتیب.